Bỏ túi ngay 4 thời điểm không nên phản hồi mail công việc
Tintucf5.com xin chia sẻ với bạn, một số thời điểm không nên phản hồi mail công việc. Mặc dù biết điều đó là cần thiết nhưng đôi khi, việc gửi email khi không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể phản tác dụng.
Thông tin Phản hồi quá dài
Thông tin phản hồi của bạn quá dài, do đó đây là thời điểm không nên phản hồi mail khi chưa có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nội dung phản hồi mail quá dài dòng có thể khiến người khác hiểu sai, không những thế, đồng nghiệp khó tính sẽ nghĩ bạn đang xem thường ý kiến của họ.
Thay vào đó, bạn nên cố gắng rút gọn thông tin, nếu không đồng ý với ai đó thì một câu tóm tắt và nói lí do hợp lý thực sự sẽ nhẹ nhàng, để sự hợp tác của bạn hiệu quả hơn.
Phản hồi vượt ra ngoài nhiệm vụ
Một trong những điều tối kỵ trong việc phản hồi mail là không nên vượt quá tầm nhiệm vụ của bạn. Trả lời mail không liên quan đến nội dung phản hồi, Chẳng hạn, bạn nhận được một email trả lời vấn đề ngoài công việc từ khách hàng. Với nội dung này Có thể bạn sẽ muốn trả lời nhanh, vì nhiều lí do, như bạn nghĩ người giám sát sẽ không có thời gian để trả lời vấn đề này.
Thời điểm không nên phản hồi mail công việc trong trường hợp này, Mặc dù có ý định tốt thế nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đưa cho đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình. Để bạn không rơi vào tình thế khó khăn, trả lời không chính xác thông tin.
Một trong những sự Lựa chọn tốt nhất là chuyển tiếp email đến người thích hợp, là hãy đề nghị được trợ giúp. Điều này có thể trì hoãn phản hồi của bạn, nhưng bạn biết mình sẽ phản hồi lại câu trả lời đúng đắn, mà không ảnh hưởng đến mối quan hệ xã hội cần thiết, phục vụ cho công việc của bạn.
Phản hồi của bạn sử dụng nhiều kí tự
Một trong những thời điểm không nên phản hồi mail là khi chưa sẵn sàng và suy nghĩ kỹ, bạn gửi mail và sử dụng quá nhiều ký tự như: Dấu chấm than, chấm phẩy, từ ngữ in đậm, in nghiêng hoặc viết hoa. Những người nhận email sẽ cho rằng phản hồi của bạn mang tính quá khích.
Vì vậy khi gửi mail phản hồi ý kiến của một đồng nghiệp, bạn nên lưu ý cách viết mail, cố gắng tóm gọn nội dung, hạn chế các kí tự không cần thiết, như vậy người nhận mail sẽ không bị hiểu lầm và dễ dàng hiểu được nội dung mà bạn muốn truyền tải.
Cách phản hồi không rõ ràng
Thời điểm không nên phản hồi mail công việc là khi chưa nắm rõ thông tin. Nếu bạn trả lời mail càng sớm càng tốt, thì hãy gửi một thông tin phản hồi ngắn gọn, chính xác, sẽ giúp đối phương yên tâm hơn và cho bạn thời gian bình tĩnh để soạn thảo các phản hồi rõ ràng hơn, đầy đủ và chi tiết hơn.